为什幺贾伯斯寄来的 mail,绝不说嗨?

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  • 2020-06-15
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为什幺贾伯斯寄来的 mail,绝不说嗨?
不必每封信都回覆,邮件要短而简洁

外国人在用电子邮件沟通时,和我们有很大的不同。我想和外国人通过电子邮件的人都知道,他们的内容都短而简洁。这表示他们只 把邮件当作工作上的传达工具,而不是连络感情的沟通管道 。

贾伯斯寄来的 mail,绝不说「嗨」

我曾收过国外寄来的电子邮件,内容只有一句话,或甚至只有一个标点符号:「?」。起因是有一天,某个来自美国的观光客,到东京时碰巧看到 7-Eleven 内贩卖的 iTunes 卡,便拍照后传给苹果客服:「日本在这种地方卖 iTunes 卡,这样好吗?」贾伯斯收到这条讯息后,立刻传送电子邮件给库克,并夹带这张照片。邮件内容只有短短一句话:「这是什幺?」。库克则直接将这封信转寄给我,连一句话都没多写。平常他们写的邮件就很短,但很少会传无言的邮件。每当他们会传来只有一个符号「?」的邮件时,我都会紧张到冒冷汗。

收到库克转寄的信后,我立即向所有日本苹果的员工下令:「把所有正确且正面的 7-Eleven 资料找出来!」所幸,我在一份「日本人最常回头的店家排行榜」中,发现 7-Eleven 的受欢迎程度,仅次于东京迪士尼乐园,位居第二。我在这份排行榜的资料上加了三句说明后,就将邮件回传。点选传送键时,我真的是抱着「听天由命」的心情,不由得闭上了眼睛—这是在我收到「无言邮件」的十分钟之后。

如果不接受这个答案,他们会直接回覆只有「NO」的邮件来。然而,在过了二十四小时后,我都没有收到回信。以一般人的角度来看,一定会紧张地觉得:「对方该不会无法接受吧?」、「难道还在生气吗?」但 其实「没有回信」,就表示「他们接受了」—这就是跨国公司之间的工作邮件 。

信件只要传达「正确讯息」,不用话家常

我认为大家还是必须了解,仰赖邮件和国外进行沟通,很难有所进展。人人必须具备足以面对面沟通、倾听对方要求的能力才行。有些人或许认为,用邮件便足以代表沟通,像是立刻回信具有的独特意义、开会后回信道谢是一种礼节,又或是为了完整表达自己的想法,写了非常长的邮件……等等。

这些方式并没有错,可是在未来全球化的职场上,以上邮件代表的沟通意义并不是通则;相反的, 邮件内容很长的人,甚至会被认为思考整合力不足 。

我在苹果工作时,每当要寄信给贾伯斯的时候,都会儘量在三行内解决。以某些人的角度来看,这种直接的表达方式太过无礼,邮件内容拐弯抹角、长篇大论,通常是为了怕让对方不悦、考量到对方的心情。

但这在以「讯息正确」为重、盛行简报文化的欧美人士眼里,非常匪夷所思。他们认为又臭又长的邮件只不过是藉口,邮件内容长,就是历练和工作能力还不够的证据。

邮件内容简明,代表你已经思考过了

简短的邮件内容,就代表了自己反覆思考后的结果,「我希望你们能……,因为……」「我想……,因为……」「我希望你能理解,如果不行的话……」把自己想说的话和希望对方做的事去芜存菁,清楚的写出一至二项重点 。

邮件内容会愈写愈长,就是因为没有思考过想说的话,必须重新审视表达的重点顺序。这对于习惯开头问候、结尾话家常的人来说,听起来似乎非常无礼,但这种沟通方式才是未来所必须的。

某位连锁企业的英国 CEO 曾经说过,日本人写的邮件内容总是辞不达意,光会用一大堆「Thank you」或是「I’m sorry」,但根本搞不清楚他们到底想表达什幺。在和国际接轨时,一堆藉口绝对行不通,邮件的内容一定要简明易懂。

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